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Entreprises & flex-office

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Entreprises & flex-office

Les entreprises doivent plus que jamais adapter leur environnement de travail à des usages qui n’ont jamais évolué aussi vite qu’aujourd’hui. Le flex office est ainsi né de leur volonté d’exploiter au mieux leurs ressources immobilières, tout en garantissant à leurs salariés un environnement de travail aussi proche que possible de leurs attentes.

Le flex office est issu de leur volonté de proposer des espaces et des aménagements adaptables à tous les besoins et à toutes les configurations des organisations modernes.

Le flex office, une tendance de fond dans les entreprises

Le flex office, ou espaces de travail en flex, c’est la capacité de l’immobilier à s’adapter tous les jours à des populations changeantes : des travailleurs nomades, des réunions en mode projet, voire à des événements. La crise sanitaire sans précédent que nous avons traversée amène également beaucoup d’entreprises à repenser leurs organisations de travail. Le télétravail est privilégié pour diminuer les risques associés aux déplacements, par exemple. Ce peut être du télétravail dans un centre d’affaires référencé par l’employeur,  près de chez soi, et pas nécessairement du home office. Cela nécessite de privilégier le flex office, de repenser les emplois du temps et les accès aux bâtiments.  

Le digital facilite la bonne gestion du flex office pour l’entreprise

Une manière d’optimiser la ressource immobilière, et donc l’utilisation des espaces de bureaux en flex, est de penser les bureaux comme des ressources réservables par les salariés de l’entreprise. Or, le moyen le plus simple d’industrialisation la réservation en flex office, c’est de passer par le système d’information de l’entreprise (ex. les calendriers, comme pour des salles de réunion), ou encore par des logiciels spécialisés.

Un enjeu du flex office sur la sécurisation des accès bâtiment 

Le flex office reposant sur le caractère réservable des ressources immobilières, la notion de droit d’accès à une ressource disponible, dès lors qu’une personne autorisée en fait la demande, est clé. En effet, sur un bâtiment en flex office où des populations qui ne se connaissent pas sont appelées à partager des espaces de travail, les enjeux de sécurité sont majeurs. Il s’agit de n’accorder des droits d’accès qu’à des personnes de confiance, ou à des visiteurs via des personnes de confiance, le tout de manière fluide, traçable et horodatée.

Comment gérer facilement des espaces de travail partagés de l’accueil visiteur à la réservation de salles ?

Une bonne gestion de l’immobilier flexible repose sur une intégration parfaite entre les systèmes d’information et les processus qui impliquent une intervention humaine. Typiquement, l’accueil est un processus humain qui, idéalement, devrait se consacrer à recevoir des personnes extérieures au bâtiment. Au contraire, des visiteurs internes (exemple : des salariés de l’entreprise en provenance d’autres sites) devraient pouvoir accéder sans engorger l’accueil des extérieurs, car ils sont réputés de confiance. L’identité de ces derniers doit alors pouvoir être confirmée pour des raisons de sûreté comme de sécurité.