Que vous exploitiez une résidence étudiante, de coliving ou encore un immeuble commercial structuré en appart-hôtels, savez-vous qu’il est désormais aussi possible d’automatiser votre système d’accès aux boîtes aux lettres et ainsi d’améliorer considérablement le quotidien et l'expérience utilisateur de vos résidents ?

Vous avez la possibilité de mettre à disposition de vos résidents des boîtes aux lettres connectées, mais qu’entend-on exactement par boîte aux lettres connectée et quels en sont les avantages pour vos résidences étudiantes ou de coliving ?

Qu’est-ce-qu’une boîte aux lettres connectée ?

Une boîte aux lettres connectée fonctionne sur le même principe que des casiers connectés ; il s’agit ni plus ni moins de casiers, équipés d’une fente pour accueillir vos courriers et autres plis importants, et qui sont placés sous contrôle d’accès, au même titre que peut l’être l’ensemble de votre ou de vos site(s). Les différents droits d’accès sont générés et administrés directement depuis un progiciel de gestion des accès dans le cloud, disponible sous sa version web ou bien directement depuis une application mobile. Le résident à qui appartient la boîte aux lettres alors connectée, a la possibilité de l’ouvrir par le mode d’accès qui a été établi (par smartphone, par clavier à code, par badge, ou bien en scannant un QR code).

Des boîtes aux lettres connectées pour simplifier le quotidien des résidents en coliving...

En outre, grâce aux boîtes aux lettres connectées, plus besoin pour les résidents, de rester sur place et de guetter avec impatience l’arrivée du livreur parce qu’il s’agit d’un colis important ; plus besoin non plus d’aller chercher leur colis ou courrier au bureau de poste, car le colis ne rentrait pas dans la fente de la boîte aux lettres ou parce que personne n’était présent pour le réceptionner. En effet, les boîtes aux lettres connectées offrent notamment la possibilité au résident, dans le cas où le mode d’accès privilégié est le clavier à code par exemple, d’indiquer au livreur dans les instructions de livraisons le code d’accès à sa boîte aux lettres. De même, le résident a aussi la possibilité dans le cas où il ne serait pas présent sur les lieux, mais serait au téléphone avec le livreur ou toute autre personne qu’il juge de confiance (e.g. un collègue ou un ami de passage pour lui remettre un bien ou colis oublié), d’ouvrir sa boîte aux lettres connectée à distance, pour lui permettre d’y déposer le colis ; ce qui permet d'éviter toutes reprogrammations de livraison. Un gain de temps considérable tant pour les livreurs que pour les résidents, pour un usage fluidifié de vos boîtes au lettres, au quotidien.

...et des boîtes aux lettres connectées pour simplifier le quotidien des gestionnaires de résidences de coliving

La mise en place d’une solution de boîtes aux lettres connectées au sein des résidences, n’empêche en aucun cas au facteur, de procéder comme d'accoutumé, en ouvrant manuellement les boîtes aux lettres à l’aide de son Pass PTT pour y déposer les colis plus volumineux. Le contrôle d’accès peut en effet venir en complément du système normalisé de boîtes aux lettres à clé, simplifier la gestion des accès pour l’exploitant de la résidence étudiante ou de la résidence de coliving.  Avec une telle solution, il est ainsi très simple pour le gardien ou la personne désignée responsable, de générer et d’attribuer des droits d’accès et notamment ceux des boîtes aux lettres, aux résidents concernés. Le moment venu, il suffit à l'administrateur de quelques clics seulement depuis le progiciel de gestion des accès en cloud, pour supprimer les droits d’accès du résident sur le départ, libérer la boîte aux lettres qui lui était attribuée et l’assigner le cas échéant à un nouveau résident : un gain précieux en efficacité et plus de temps à consacrer à d’autres tâches hautement plus importantes.

Des boîtes aux lettres connectées pour une réception ‘sans contact’ des colis et courriers importants

Atout majeur d’un système de boîtes aux lettres connectées, il s’agit d’une solution sans contact, qui prend une résonance toute particulière depuis le début de la pandémie. En effet, une fois arrivé dans la résidence de coliving ou dans la résidence étudiante, le livreur voit la boîte aux lettres connectée s’ouvrir automatiquement sur l’action à distance du résident ou lit les informations de livraison contenant le code d’accès partagé et n’a ensuite plus qu’à suivre ces instructions pour ouvrir la boîte aux lettres connectée et y déposer le courrier ou le colis par le résident. Nul besoin donc pour le résident de descendre signer contre réception de son colis et les interactions physiques sont limitées autant que possible, pour une livraison sans contact. Pour ainsi dire, offrir à vos résidents un service de boîtes aux lettres connectées, c’est aussi leur offrir un sentiment réel de sûreté et de sécurité.

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