Pourquoi un contrôle d'accès dans un espace de coworking ?
Dans le monde professionnel d'aujourd'hui, les entreprises sont de plus en plus soumises aux contraintes légales de surveillance et de contrôle de l'ensemble de l'activité dans leur zone de responsabilité et de la sécurité des personnes.
Y compris celles qui utilisent des espaces de coworking comme solutions flexibles pour leurs salariés en télétravail, ou pour proposer des solutions immobilières à leurs salariés dans les zones où l'entreprise ne dispose pas encore de bureaux.
Qu'il s'agisse de coworking ou de bureau sous bail classique, les établissements accueillant des travailleurs doivent absolument respecter la vie privée et les règles CNIL de l'ensemble de leurs utilisateurs, ainsi que le Code du Travail, sans entraver la fluidité d'une arrivée.
Quelle que soit votre activité, il est important de se poser les bonnes questions pour optimiser l'installation d'un système de gestion et de contrôle des accès.
À quel niveau de sécurité et de criticité doivent répondre votre ou vos bâtiment(s) ?
De quel type d'équipement disposez-vous déjà ?
- Des portes d'entrée avec ventouse ?
- Avec une gâche électrique ?
- Des ascenseurs ?
- Des salles de réunion ? de conférence ?
- Un parking ?
Quel type de flux de personnes devez-vous gérer ?
- Des utilisateurs quotidiens, connus et reconnus ?
- Des visiteurs temporaires ?
- Des prestataires ?
Quel niveau d'autonomie ont l'ensemble de vos collaborateurs ?
- Peuvent-ils inviter des personnes extérieures ?
- Qui peut faire quoi ? Existe-t-il des restrictions sur les invitations de visiteurs externes ? Faut-il une validation d'un manager ? D'un responsable de la sécurité ?
- Qui peut accéder à l'historique et au monitoring ?
Quel budget pouvez-vous allouer à ce poste ?
Une solution de gestion des accès autonome permet de digitaliser son établissement, de se soustraire des badges ou de tout autre élément physique tout en modernisant et améliorant l'expérience de tous les utilisateurs.
Alors, pourquoi mettre en place une solution de management automatisée des accès dans un espace de coworking, dans un fablab ou dans un centre d'affaires ?
Début 2018, plus de 700 espaces dédiés au travail partagé étaient référencés en France, et ce chiffre ne cesse de croitre depuis plusieurs années.
On en comptait 120 en 2013, près de 600 en 2017, pour arriver à plus de 700 espaces de coworking en France en 2018.
De nombreux nouveaux espaces ouvrent, dont le fonctionnement, l'équilibre financier et la gouvernance doivent être solides pour se démarquer et durer dans le temps.
La gestion des accès est un point d'optimisation non négligeable ; et on vous donne quelques bonnes raisons de mettre en place une solution de contrôle et de gestion des accès automatisée et autonome.
Alléger la gestion administrative avec des moyens d'accès digitaux comme le QR Code ou le smartphone
La digitalisation permet d'automatiser toutes les tâches redondantes et souvent fastidieuses. Par exemple, il est désormais simple et rapide de générer automatiquement un nouvel accès unique et sécurisé à partir d'une réservation en ligne d'un espace ou d'une ressource, ou de lier un abonnement spécifique à des autorisations spécifiques.
Chaque accès est lié à un contrat et devient immédiatement caduque à la fin.
Optimiser l'occupation de chaque espace et ressource grâce à la gestion des accès, notamment
Grâce à un système de contrôle d'accès dématérialisé, il est désormais possible de manager à distance l'ensemble de ses bâtiments.
Les utilisateurs peuvent accéder au bâtiment ou à certaines zones identifiées sur des plages horaires plus larges, sans nécessairement avoir une personne dédiée à l'entrée du bâtiment : seules les personnes autorisées en amont peuvent y accéder en toute autonomie et en toute sécurité.
Un contrôle d'accès autonome et indépendant tel que Welcomr n'est pas nécessairement réservé aux "portes traditionnelles", il peut s'adapter aux ascenseurs, aux casiers, salles de réunion... : tous les usages faisant intervenir un mécanisme électromécanique sont envisageable.
Apporter autonomie et sérénité à tous les usagers du bâtiment
En apportant service et information en amont, dès la réservation d'un espace, votre gestionnaire d'accès vous aide à rendre vos coworkers ou autres utilisateurs de vos lieux partagés entièrement autonomes, sans négliger pour autant leur accueil et l'ensemble des informations dont ils pourraient avoir besoin avant, pendant et au départ d'une réservation.
Le support mobile, contrairement aux badges ou aux clés, représente un nouveau support de communication flexible et entièrement personnalisable dès la réservation d'un espace, et qui peut évoluer dans le temps et l'espace.
Bref, n'est-ce pas une première pierre pour optimiser la gestion de votre espace ?
Chez Welcomr, nous sommes le constructeur français leader des solutions de contrôle d'accès pour les opérateurs d'espaces de coworking et de bureaux flexibles.
