Comment optimiser la gestion des accès en coworking ?
Le monde professionnel d'aujourd'hui se digitalise et les entreprises sont de plus en plus soumises aux contraintes légales.
Y compris celles qui utilisent des espaces de coworking comme solutions flexibles pour leurs salariés en télétravail ! Qu'il s'agisse de visiteurs d’espace coworking ou de bureaux, les établissements doivent absolument respecter la vie privée de leurs utilisateurs sans entraver la fluidité d'une arrivée. Il est donc important de choisir une solution de gestion des accès automatisée adaptée pour assurer la sécurité des utilisateurs et soigner leur expérience client.
Quelle que soit votre activité, il faut se poser les bonnes questions pour choisir le système de contrôle d’accès automatisé qui correspond à vos besoins.
Coworking : les questions à se poser pour choisir le bon système de contrôle des accès.
À quel niveau de sécurité doit répondre votre bâtiment ?
Essentiel pour sécuriser votre personnel, vos visiteurs, vos biens, il convient d’adapter votre système de contrôle d’accès en fonction du niveau de sécurité dont vous avez besoin. Souhaitez-vous protéger vos bâtiments, biens et marchandises ? Sécuriser votre personnel ? Prévenir les intrusions de personnes non-habilitées ? Contrôler les accès à certaines zones identifiées ?
De quel type d'équipement disposez-vous déjà ?
- Des portes d'entrée avec ventouse ?
- Avec une gâche électrique ?
- Des ascenseurs ?
- Des salles de réunion ? de conférence ?
- Un parking ?
- Des casiers ? une consigne ?
Quels flux de personnes devez-vous gérer ?
- Des utilisateurs quotidiens, connus et reconnus ?
- Des visiteurs temporaires ?
- Des prestataires ?
- Des visiteurs de dernière minute ?
Quelle autonomie ont vos collaborateurs ?
- Peuvent-ils inviter des personnes extérieures ?
- Qui peut faire quoi ? Existe-t-il des restrictions sur les invitations de visiteurs externes ? Faut-il une validation d'un manager ? D'un responsable de la sécurité ?
- Qui peut accéder à l'historique et gérer les accès ?
Quel budget pouvez-vous allouer au contrôle d’accès ?
Avant de simplifier la gestion des accès de vos locaux, vous devez avoir une vision claire de votre budget. Le montant varie selon quatre critères : le niveau de sécurité, la configuration du bâtiment, les fonctionnalités souhaitées et le type d’équipement choisi !
Pouvez-vous vous permettre les risques liés à des pertes de clés ou badges ?
Historique des accès, attribution/désactivation d'un accès en instantané, contrôle à distance...de nombreux niveaux de sécurité sont possibles via le système d'accès cloud !
Quelle expérience voulez-vous donner à vos clients ?
Quels modes d’accès sont les plus adaptés ? Smartphone, QR code, badge, code à 6 chiffres ? Un unique mode d'accès ne conviendrait pas à tous les usages et utilisateurs !
Combien de temps pouvez-vous consacrer à la gestion des accès ?
Besoin de donner des accès en temps réel ? À distance ? Le système doit-il se connecter à votre logiciel métier ?
Pourquoi mettre en place une gestion automatisée des accès dans un espace de coworking, bureaux partagés ou
tiers-lieux ?
Le secteur du coworking est en plein boom !
Selon une étude réalisée en France, le nombre d'espaces de coworking a augmenté de 60 % depuis 2019 et ce chiffre ne cesse de croître. Le secteur du coworking comprenait notamment 2787 établissements en 2021 !
De nombreux espaces ouvrent. Pour se démarquer et durer dans le temps, le contrôle d’accès automatisé à un rôle à jouer !
👉 On vous donne 3 bonnes raisons de mettre en place une solution de contrôle et de gestion des accès automatisée et autonome !
- Allégez la gestion administrative grâce au contrôle d’accès
Ne perdez plus votre temps (et votre argent) avec la gestion des clés et des badges ! La digitalisation permet d'automatiser toutes les tâches redondantes et souvent ennuyeuses.
Par exemple, il est simple et rapide de générer automatiquement un nouvel accès unique et sécurisé à partir d'une réservation en ligne d'un espace ou d'une ressource, ou de lier un abonnement à des autorisations spécifiques. Chaque accès est lié à un contrat et devient immédiatement caduque à la fin.
- Optimisez l'occupation de votre espace coworking
Grâce à un système de contrôle d'accès dématérialisé, il est désormais possible de manager à distance l'ensemble de ses espaces coworking.
Les utilisateurs peuvent accéder au bâtiment ou à des salles de réunions sur des plages horaires plus larges, sans nécessairement avoir une personne dédiée à l'entrée du bâtiment : seules les personnes autorisées en amont peuvent y accéder en toute autonomie et en toute sécurité.
Bonne nouvelle : le contrôle d’accès automatisé peut s'adapter aux ascenseurs, aux casiers, salles de réunion, aux parkings, aux portiques... : tous les usages faisant intervenir un mécanisme électromécanique sont envisageables !
- Améliorez et digitalisez l’expérience de vos clients.
Dès la réservation d'un espace, votre gestionnaire d'accès vous aide à rendre vos coworkers ou autres utilisateurs entièrement autonomes, sans négliger pour autant leur accueil et l'ensemble des informations dont ils pourraient avoir besoin avant, pendant et au départ d'une réservation.
Le support mobile, contrairement aux badges ou aux clés, représente un nouveau support de communication flexible et entièrement personnalisable dès la réservation d'un espace, et qui peut évoluer dans le temps et l'espace. Il digitalise et apporte une grande flexibilité au parcours client et permet de communiquer des accès et des informations aux clients.
Bref, le contrôle des accès automatisé permet d’optimiser votre espace coworking, notamment en allégeant la gestion administrative et en améliorant l’expérience de vos clients.
Il serait dommage de s’en priver, non ?
