3 étapes clés à suivre pour une gestion coworking optimale
1. Proposez une offre adaptée aux besoins des coworkers
Bien analyser le profil de vos futurs coworkers
Ultra flexible, le coworker doit disposer d’une formule la plus adaptée à son organisation et à sa situation actuelle.
Selon les lieux ou les quartiers, les profils de coworking peuvent être très variés. On peut retrouver par exemple un grand nombre d'indépendants ou freelances au sein d’un coworking urbain, des startupers au sein d’un coworking pépinière avec des TPE qui veulent louer des bureaux à l'année pour développer leur activité.
Du côté des indépendants, on distingue généralement deux grandes familles de coworkers :
- Les membres permanents. Ces membres paient un montant fixe tous les mois leur permettant d’accéder à l’espace coworking autant qu’ils le souhaitent durant les heures d’ouverture.
- Les membres nomades. Ils ne disposent pas d’un poste de travail réservé mais s’installent sur les postes libres mis à leurs dispositions. Le montant payé dépend alors du temps passé dans les locaux. La facturation peut se faire à l’heure, à la journée ou à la semaine par exemple. Des outils utilisant la fonctionnalité "Time tracking” peuvent vous aider à gérer la facturation en fonction du temps passé sur place.
Plus récemment, depuis la pandémie et le développement du télétravail, ce sont les entreprises qui réservent des espaces de travail pour leurs salariés à proximité de leurs lieux de vie. Cette clientèle qui se développe de jour en jour est une cible idéale pour un coworking : les réservations régulières font augmenter le chiffre d'affaires de façon constante et il n’y pas de mauvaise surprise au moment de la facturation !
Promouvoir votre espace coworking
Avant d’aborder la gestion de coworking, il est important de déterminer en amont comment vous allez attirer de nouveaux clients au sein de votre tiers-lieu et comment vous allez les fidéliser.
Cela peut inclure la création d’un site web pour présenter votre concept et vos formules, la mise en place de campagnes publicitaires pour promouvoir votre espace coworking, ou l'utilisation des réseaux sociaux et la création de contenu pour les alimenter.
Développer des partenariats avec des entreprises locales est également une excellente idée. Cela représente une opportunité de networking pour vos coworkers en échange de visibilité pour l’entreprise.
Flex office, desk sharing, travail hybride… quel que soit votre concept, il est primordial que ce dernier s’adapte aux différents modes d’organisation du travail de votre cible !
Soignez le parcours client
Ces dernières années, le nombre d’espaces coworking en France a considérablement augmenté. Pour sortir du lot, il convient de proposer une expérience irréprochable à vos coworkers et ce, dès la réservation ! Plus son expérience sera fluide et mémorable, plus il sera fidèle et susceptible de devenir prescripteur de votre concept auprès d'autres personnes.
2. Gérez les ressources, élément clé pour la gestion coworking
Optimisez le taux de remplissage de vos espaces de coworking
En automatisant le parcours client et en analysant des données pertinentes, un logiciel de gestion peut vous aider à gérer le taux de remplissage de vos différents espaces collaboratifs et optimiser le taux d'occupation de votre espace coworking. Il prend ainsi soin de votre rentabilité en optimisant votre balance entre vos ressources et vos dépenses.
Gagnez du temps et de l’argent avec l’automatisation
En plus d’alléger le quotidien en automatisant un grand nombre de tâches chronophages (gestion des devis, des transactions, de la facturation), il est possible de rendre votre espace 100% autonome en combinant votre logiciel de gestion avec un logiciel de contrôle d’accès cloud !
Ce logiciel va permettre d’automatiser et de faciliter la gestion des accès à votre espace de travail. Après validation d’une réservation client sur votre logiciel de gestion, il sera donc possible d’attribuer et de supprimer des accès directement depuis votre plateforme, sans avoir à vous déplacer !
Vous faites ainsi une économie en temps et en frais opérationnels en proposant un parcours fluide à vos clients, du parking jusqu’à la machine à café en passant par l’ascenseur (eh oui, la solution Welcomr est compatible avec tout type d’ouvrant).
Un logiciel de contrôle d’accès cloud présente de nombreux avantages pour votre espace coworking. Découvrez comment lors d'une session de démo live :
Veillez sur votre équipe
En gérant efficacement votre équipe, vous allez créer un environnement de travail positif et vos salariés et/ou bénévoles seront ainsi plus productifs et engagés !
Pour assurer une bonne gestion de votre team coworking, il faut dans un premier temps définir clairement les rôles et les objectifs de chacun. Faites preuve de gratitude et de flexibilité envers votre équipe.
En reconnaissant leur travail et leur contribution au succès de l'espace de coworking, vous allez booster leur engagement.
Dernier élément très important : montrez l'exemple ! En étant organisé, en respectant les délais et en communiquant de façon transparente avec l’équipe.
3. Animez votre espace coworking et chouchoutez vos résidents
Organisez des événements au sein de votre espace coworking
Les événements doivent faire partie intégrante de la vie de votre espace coworking. Ils vous permettent de fidéliser vos résidents et de créer une communauté forte. Voici quelques exemples d'événements pour faire vivre votre espace de coworking :
- Des événements professionnels comme des conférences, des séminaires ou des ateliers de formations pour aider chacun à développer de nouvelles compétences.
- Des événements orientés bien-être comme des séances de méditation pour créer un environnement agréable pour vos coworkers.
- Des événements divertissants, comme des soirées cinéma ou des tournois de jeux de société pour créer du lien social entre vos adhérents : n’oubliez pas, votre espace coworking est un espace de travail mais aussi de vie !
Proposez des services complémentaires à vos coworkers
En supplément des frais d’adhésion classiques, proposer un certain nombre de services additionnels payants à vos coworkers peut s'avérer judicieux. Ces services complémentaires vont permettre d’augmenter votre chiffre d'affaires tout en diversifiant vos sources de revenus.
Voici quelques exemples de services qui peuvent faire la différence : avoir accès à une machine à café en libre-service, utilisation de l’imprimante en illimité, accès à un casier pour disposer de fournitures de bureau, accès à des casiers pour ranger ses affaires personnelles, accès à des salles de réunions…
Parmi ces prestations additionnelles, certaines peuvent même être proposées à des membres extérieurs à votre espace coworking. Vous pourriez par exemple tirer profit de la location de votre grande salle de réunion pour une entreprise souhaitant organiser un séminaire ou une formation pour ses employés.
Vous l'aurez compris, avant de vous focaliser sur la gestion opérationnelle, une prise de recul est nécéssaire afin de définir l'identité de votre espace coworking et ses objectifs.
De nombreux éléments doivent être pris en compte pour assurer une gestion optimale de votre espace coworking et que votre projet s’inscrive dans la durée.
