Comment installer un système de contrôle d’accès efficace ?
Les raisons d'investir dans un système de contrôle d'accès digitalisé
Il est important de ne pas confondre contrôle d'accès et contrôle du temps de travail. Le contrôle d’accès permet à un individu d’accéder à une zone sécurisée, dans une logique uniquement de prévention des risques, contrairement au contrôle du temps de travail qui relève davantage d’une problématique relative aux ressources humaines.
Quel que soit le système mis en place, il ne doit pas servir au contrôle des déplacements à l’intérieur des locaux.
Les objectifs d’un contrôle d’accès sont multiples :
- Contrôler et limiter l’entrée des bâtiments aux personnes autorisées uniquement
- Protéger et sécuriser des zones sensibles ou confidentielles
- Connaitre les occupants d’un bâtiment en temps réel en cas d’urgence
Au delà de la fonction initiale de contrôle d'accès, grâce à sa digitalisation il est désormais possible d'ajouter de la valeur pour accueillir les visiteurs habilités à entrer dans la zone spécifiée lors d'un rendez-vous programmé.
Les supports physiques se dématérialisant, les limites sont levées quant à la préparation de l'accès en amont du rendez-vous pour une visite anticipée et sereine.
C'est là que la dématérialisation prend tout son sens : la confirmation d'un rendez-vous génère automatiquement les accès associés sans intervention humaine.Cela permet d'accompagner le visiteur en levant toutes les barrières et contraintes que représentent les systèmes de contrôle d'accès "classiques" avec clés, badges ou autres supports physiques.
"Les nouvelles générations de contrôle d'accès souvent dématérialisées, permettent désormais d'automatiser la gestion des accès jusqu' à présent souvent fastidieuse (création d'un badge, récupération, gestion des pertes et des stocks...)"
Les bonnes pratiques pour mettre en place son système de contrôle d'accès
La sécurité et le bien-être avant tout, qu'ils soient physiques ou numériques.
Avant l'installation d'un système de contrôle d'accès, il est primordial de sensibiliser l'ensemble des utilisateurs à l'enjeu de la sécurité de leur bâtiment.
La sécurité ne doit pas être perçue comme un frein ou une barrière, mais comme un levier pour se sentir à l'aise sur son lieu de travail.
Lors de la mise en place d'une politique de sécurité liant la sécurité numérique et physique, il est important de respecter quelques étapes :
- Vérifier régulièrement la validité des accès et les renouveler de manière automatique
- Ne tracer que les données utiles et uniquement en cas de besoin en limitant l'historique aux membres habilités et en définissant un périmètre de droits détaillé
- Diffuser les normes RGPD et l'ensemble des bonnes pratiques liées à la vie privée de l'ensemble des collaborateurs et de leurs visiteurs.
Il est important de sensibiliser l'ensemble des collaborateurs sur les données collectées : les données ne doivent être tracées que dans un but de gestion des incidents. L'entreprise ne doit en aucun cas se servir de ces données à des fins autres que sécuritaires.
Faire de son système en place bien plus qu'un contrôle...
Désormais, la technologie permet de mettre l'utilisateur au coeur des reflexions pour fluidifier et améliorer son expérience client.
Ce dernier ne devrait plus voir la sécurité et le contrôle d'accès comme une contrainte, mais comme un réel service personnalisé conçu pour lui.
Sécurité, transparence et expérience utilisateurs sont aujourd'hui devenues les attentes face aux nouvelles problématiques de la gestion des accès.
Zoom sur les pratiques de Welcomr
Welcomr s'impose grâce à son innovation user centric:
- Informer et accompagner l'utilisateur dès la prise de rendez-vous en lui fournissant toutes les informations utiles et ses accès physiques
- Fluidifier l'ensemble des usages concernant la circulation et la sécurité des personnes
Le système met la sécurité et la privatisation des données au coeur de ses préoccupations :
- Historiques d'événements personnalisables de 60 jours maximum uniquement dans un but de gestion des incidents à posteriori
- Seules les personnes habilitées voient les événements de leur zones de périmètre préalablement définies par le service sécurité
Welcomr vous accompagne dans la définition de vos besoins et de vos workflows d'accueil de visiteurs pour proposer une solution adaptée et entièrement personnalisée
